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En el organigrama estructurado por el Consejo general 2009-2017, el servicio de archivos generales del Instituto es una actividad vinculada a la Secretaría general de la congregación.

Los Archivos generales han seguido los pasos y vicisitudes de los traslados de la Casa general. Salieron de La Valla en 1825, con la Comunidad que Marcelino trasladó a l’Hermitage. En 1858 sufrieron nuevo traslado a Saint Genis-Laval, por el cambio de la Administración a un lugar mejor comunicado y más céntrico. Peregrinan forzosamente a Grugliasco en 1903, en circunstancias de diáspora y con premuras de medio incendio. Retornan a Saint Genis en 1939, con los inicios de la segunda guerra mundial, y llegan finalmente a Roma en mayo de 1961.

 

El servicio de los Archivos trata de cumplir los objetivos siguientes:

Constituir los Archivos históricos del Instituto y garantizar que los elementos esenciales de los documentos depositados en los Archivos sean debidamente registrados.

Garantizarla clasificación de los documentos elaborados y recibidos por la Administración general.

Velarpor la adecuada conservación y mantenimiento de los documentos.

Respondera las solicitudes de investigación que  se reciben.

Prestar apoyo documental a las personas que lo piden.

Atenderla biblioteca adjunta a los Archivos, donde se depositan los libros recibidos, que tienen una relación directa con el patrimonio y el mundo marista.

 

Entre las principales actividades desarrolladas:

  • Integración de la documentación gráfica  en el sistema informático.
  •  Adopción de nuevo software de gestión documental.
  • Catalogación de documentación de Provincias y hermanos.
  • Emigración de la base de datos existente.
  • Armonización de los contenedores de documentos.

 

Entre los logros, retos y tareas pendientes.

  • Claridad de visión acerca de las tareas pendientes y futuras;
  •  gestión documental  adaptada en los servicios de la Administración general;   la posibilidad de consulta rápida y segura a los miembros de la Administración general;
  •  las bases están puestas para que hermanos y laicos, a través de Internet, puedan consultar los diversos documentos disponibles en los Archivos.
  • Habrá que finalizarla catalogación de documentos del antiguo catálogo (hasta 2001).
  • Completar la emigración de la documentación de la antigua base de datos.
  • Seguir la clasificación de la biblioteca adjunta a los Archivos
  • Continuar la formación en la pre-catalogación en los distintos servicios de la Administración general.
  •  Formación de los hermanos archiveros de las Provincias.
  • Tareas habituales de los Archivos: estudio de los fondos documentales; reparación y conservación de documentos deteriorados; encuadernación de circulares, cartas, revistas, etc.

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