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Situación actual en los Archivos

 

Ubicación

GeneralEn 1985, después del XVIII Capítulo General, el Consejo General decidió emprender la operación de transformación y traslado de los Archivos dentro de la Casa.

Situados en la segunda planta, entre los demás  servicios de Administración General, carecían de espacio suficiente y  de la adecuación exigida.

La operación consistía en forjar una entre-planta en dos de las grandes salas sótano de la construcción del tiempo de Mussolini, a tres metros de altura  del piso inferior. Se pudo disponer así de dos salas nuevas de unos 80 metros cuadrados cada una, además de las que estaban ya ocupadas en el piso inferior.

Para amueblar estas salas  se compraron, por una parte, nueve dobles armarios  compactos-desplazables, más uno fijo, con capacidad de 30 metros de estantería en cada armario, y, por otra parte, otras cinco baterías de estanterías dobles fijas, con una capacidad de 36 metros cada una.

Como resultado de estas obras, en la primera sala disponemos de 570 metros lineales de estanterías, de 30 muebles para dossiers suspendidos. En la segunda sala tenemos 360 metros lineales de estanterías, más dos armarios, suficientes para contener la Biblioteca adjunta a los Archivos y la Hemeroteca

Así pues el reparto actual en las tres salas dedicadas al Archivo es el siguiente:

A - Sala de Depósitos de la Documentación General del Instituto y oficina  de trabajo de los Archivos

B - Sala de Preclasificación y exposición de documentos

C - Sala de Biblioteca adjunta a los Archivos. Guarda, clasifica e informatiza las publicaciones del Instituto.

La sala B es objeto de detenido estudio y de  proyecto de transformación.

 

Principales actividades desarrolladas

 

Actualización del trabajo de los Archivos:

El Consejo General, después de escuchar al responsable de los Archivos, toma la decisión de contratar una empresa que evalúe el trabajo por realizar en los Archivos y proponga un software que permita la gestión documental. La Empresa “Società Italiana Archivi” es contratada en marzo y entrega su informe final en octubre de 2003.

Contratación de personal:

Se selecciona y contrata a tres personas para avanzar en la classificación de los documentos no catalogados (el 70% de los 400 metros lineales de existencias) a partir de enero 2004. En marzo se contrata, a media jornada, como vice-responsable de los Archivos a la persona que efectuó la evaluación por parte de la SIA.

Adopción de nuevo software de gestión documental:

Después de evaluar otras alternativas, se aprueba el software “Documentum”, en uso en Catalunya marista, como herramienta de gestión documental en enero 2004. Durante el proceso de adaptación, el software se transformará en “Archivum”, adaptado a las exigencias maristas, y está funcionando plenamente a partir de enero de 2006. Los distintos servicios de la Administración General son capacitados para pre-catalogar los documentos que van produciendo.

Catalogación de documentación de Provincias y Hermanos:

Dos de las secretarias han dedicado su esfuerzo a catalogar todos los documentos relativos a los fondos “Hermanos” y “Provincias” del Instituto. El primero está completo y el segundo por completar.

Emigración de la base de datos existente al Programa Archivum.

Los documentos vienen siendo catalogados en una base de datos en Access, desde mediados de los años noventa. Una de las secretarias se dedica actualmente a preparar la emigración a Archivum de esa base de datos, revisando y completando los “campos” necesarios.  Los datos no se pierden, y el nuevo software facilita las consultas. Los documentos se pueden localizar mejor y consultar con más garantías. En la actualidad hay un 60% de la base de datos ya emigrada a Archivum.

Armonización de los contenedores de documentos

Los documentos se han ido colocando en cajas contenedores adaptadas a  las medidas de los armarios compactos-desplazables, para aprovechar mejor el espacio disponible.

 

Principales progresos o logros en el área de trabajo

FMSa) El servicio de los Archivos tiene claridad de visión acerca de las tareas pendientes y futuras, a la vez que tiene personal adecuado para abordarlas.

b) Gracias al software de gestión documental “Archivum” todos los servicios de la Administración General pueden ir pre-catalogando o incluso catalogando la documentación que producen (en formatos digital y papel), facilitando así la tarea propia de los Archivos. El manual de gestión, elaborado por la Secretaría General, permite unidad de criterios y procedimientos.

c) “Archivum” está permitiendo no solo un sólido sistema de clasificación y archivo, sino ofreciendo también la posibilidad de consulta rápida y segura a los miembros de la Administración general.

d) Las bases están puestas para que en el futuro próximo, los hermanos y laicos del Instituto puedan consultar, a través de Internet, los diversos documentos disponibles en los Archivos (con las salvaguardas y permisos requeridos).

 

Principales retos y tareas pendientes, situaciones nuevas

FMSa. Adaptar la sala de preclasificación como sala de exposición de documentos.

b. Finalizar la catalogación de documentos del antiguo catálogo (hasta 2001).

c. Completar la emigración de la documentación de la antigua base de datos.

d. Completar la clasificación de la biblioteca adjunta a los Archivos

e. Continuar la formación a la pre-catalogación en los distintos servicios de la Administración generale.

f. Extensión del uso del software Archivum a Provincias que lo deseen

g. Formación de los Hermanos archiveros de las Provincias

h. Tareas habituales de los Archivos: estudio de los fondos documentales; reparación, conservación de documentos deteriorados; encuadernación de circulares, cartas, revistas, etc.

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