9 al 14 febrero de 2012 – Davao
La Secretaría general ha concluido el quinto encuentro de difusión del nuevo sistema de Base de Datos para el Instituto, en esta ocasión se ha realizado en la ciudad de Davao (Filipinas). El encuentro ha tenido lugar durante los días 9 al 14 de febrero de 2012 con las Secretarías Provinciales de Asia y Oceanía. Se hicieron presentes las siguientes personas: Agnes Reyes, H. Brian Kinsella (AMAG); Gelyn Simtim Niñofranco, H. John Y Tan, H. Vince Celeste (East Asia); Azariah Orovea (Melanesia); H. John Dyson (Melbourne), H. Patrick Bignell, H. David McDonald (New Zealand); Sudarshana Mohotti, H. Joseph Peiris (South Asia); H. Anthony Robinson, H. Graham Neist (Sydney); de la Administración General han participado los HH. Pedro Sánchez de León, Secretario General y Marcelo De Brito, programador.
En los cuatro artículos precedentes sobre los encuentros de Secretarios provinciales (España, Francia, México y Kenya) que escribí para www.champagnat.org, se clarificaron los objetivos y los porqués de estos cursos de formación y se añadieron algunos de los comentarios manifestados por los participantes. Señalo que el lugar, la acogida, el contacto con la cultura del país ha sido toda una experiencia de fraternidad y aprendizaje.
Sobre el grupo presente en este encuentro diría que ha manifestado una diversidad de culturas, capacidad de adaptación y colaboración propias de personas que lleva muy adentro el sentido de fraternidad y espíritu de trabajo.
Paso a señalar algunos de los comentarios de los participantes a las siguientes preguntas:
a) ¿Cuál es su opinión sobre la organización de este curso?
– Estoy impresionado con la buena organización del curso. Consciente de la barrera del idioma, agradezco el esfuerzo de transmitir todo en inglés. El curso ha sido muy cálido y acogedor. Estupenda la idea de haber sido invitados a traer toda la información necesaria para la entrada de los datos en el sistema.
– Excelente idea de la Secretaría General de contar con un sistema de datos universal para todas las unidades administrativas. El sistema está muy bien pensado y elaborado.
b) ¿Cuál es su opinión sobre el Sistema de base de datos?
– Una vez que entendí cómo funcionaba la base de datos es my fácil de usar. También el darme cuenta de la importancia de las Casas y sus roles hizo más fácil la entrada de datos.
– Sería muy útil contar con una guía del sistema, más en el aspecto práctico, para poder entender los conceptos del sistema. Muy importante las notas en los campos pues ayudan mucho a la hora de introducir la información.
– Tomará mucho tiempo para introducir los datos solicitados, vamos a tener que realizar mucha investigación histórica para obtener información precisa, pero afortunadamente nos llevará a poner orden en nuestra propia historia provincial y en nuestros documentos hoy en día muy dispersos.
c) ¿Tiene alguna sugerencia para cursos similares en otras regiones del Instituto?
– Desde mi punto de vista creo que haber entendido el sistema y cómo utilizarlo. La entrada de datos es muy sencilla; no veo la necesidad de otro curso a nivel internacional. Sí, por otra parte, siento necesidad de que otras personas en las Provincias aprendan el sistema y se animen a la investigación para enriquecer la información que se pueda introducir.
– Creo que es necesaria una persona que ayude desde la Administración General para responder preguntas y hacer cambios de inmediato en la información que vayamos introduciendo, pues la gente se desilusionará si hacen una pregunta y se necesita mucho tiempo para obtener una respuesta, las dudas han de ser solucionadas inmediatamente.
– Creo que sería una idea genuina tener cursos similares en nuestras regiones, hay otras personas que trabajan junto con nosotros y que seguramente quisieran saber todo sobre la base de datos para colaborar.
d) ¿Cree usted que el sistema será útil para su Provincia? ¿Por qué?
– Proporciona una oportunidad para introducir datos históricos y actuales. La utilidad de la base de datos dependerá mucho de la dedicación y seriedad de la información que cada Secretaría provincia realice e introduzca.
– Me da la impresión de que la base de datos se adapta más a las necesidades de la Administración General que a las necesidades de las Provincias. Yo tenía una comprensión errónea de la base de datos. Pensaba que iba a ser utilizada por la Provincia para enviar correos electrónicos a los hermanos, añadir informes propios y otro tipo de datos. Pienso que esto va a exigir estar atento diariamente a introducir la información que solicita la misma base, temporalmente se suma a la carga de trabajo ya existente en la Secretaría provincial.
– Sí, es muy útil a la Provincia en el sentido de que el diseño de este sistema nos va ayudar a organizar y actualizar nuestros registros y para tener acceso a otras unidades administrativas del Instituto.
Con este curso de formación en Davao se concluye la serie de encuentros con todas las Secretarias Provinciales, Distritos y Sector. Ahora es tiempo de iniciar una nueva etapa, que será diferente en programación y estilo, con las Secretarías provinciales que en un primer encuentro sean invitadas. Esta reunión de formación tendrá lugar en Alcalá de Henares (Madrid-España) con dos objetivos muy concretos: Evaluar el proceso de implementación del sistema Database y el lanzamiento de la versión 3 de Archivum (Pergamum).
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H. Pedro Sánchez de León, Secretario General