27 de marzo de 2014 CASA GENERAL

Formación de secretarios y archivistas

Entre el lunes 3 y el miércoles 12 de marzo se desarrolló en la sala ‘Champagnat’ de la Casa General de Roma el curso de formación para secretarios y archivistas de lengua inglesa. El proyecto para la gestión integrada y digital de datos y documentos del instituto inició esta etapa formativa con el encuentro de secretarios provinciales de España en Guardamar, del 3 al 7 de octubre de 2011. En esa ocasión se presentó por primera vez el sistema de datos KOSMOS-fms. Se propusieron ajustes, mejoras y nuevos desarrollos. 

Con el sistema más avanzado se continuó la implementación de KOSMOS-fms con los encuentros de Lyon del 26/10 – 02/11 de 2011 en lengua francesa; México DF del 28 de noviembre al 2 de diciembre de 2011 para USA y Latinoamérica; Nairobi del 3 al 10 de enero de 2012 y Davao del 9 -14 de febrero de 2012. El 11-15 de marzo de 2012 en Alcalá de Henares se presentó la versión 3 de ARCHIVUM para la gestión documental y se verificó el avance en el sistema KOSMOS-fms;  del 13 al 18 de mayo de 2013 se continuó con la última etapa de implementación de KOSMOS-fms para América Latina y se puso en marcha en la región el sistema de archivo y gestión documental ARCHIVUM. Quedaba realizar esta etapa de implementación y formación en el mundo de habla inglesa.

Fueron llegando los participantes desde lugares lejanos como el Distrito de Melanesia y el Pacífico, de las Provincias de Australia, de Asia del Este, de Asia del Sur; del continente Africano vinieron del Distrito de Ghana, de las Provincias PACE, África del Sur, Nigeria; de Europa de la Provincia de Europa Centro Oeste; de América del Norte la Provincia de Estados Unidos. Un total de 18 secretarios y archiveros, mostrando la diversidad y la internacionalidad a que el Instituto hoy está acostumbrado.

Los principales contenidos del curso estuvieron alrededor del conocimiento y entrenamiento para el uso de dos herramientas poderosas en este tipo de trabajos: los programas KOSMOS y ARCHIVUM.

La ficha técnica del programa ARCHIVUM nos la describe Roberto Porta Roigé que tuvo a cargo la explicación del programa junto a Monserrat Sánchez responsable de los archivos provinciales del Hermitage:

Es un sistema de gestión documental para la administración integrada de los archivos del Instituto Marista. Archivum 3.0 nace de la combinación de Archivum 2.0, su predecesor, y de la adaptación del programa de gestión de bibliotecas Pergamum para la gestión de archivos. Se trata de un programa que permite la clasificación y descripción de documentos de varios fondos documentales de archivo, ya sean en formato digital o en formato físico. Incluye la gestión del ciclo de vida de los documentos, por lo tanto está pensado para que los documentos sean introducidos en el sistema desde que son generados hasta que son destruidos o preservados permanentemente. Finalmente incluye una potente herramienta de consulta que facilita de forma rápida y fácil el acceso a los documentos. 

La función de Archivum es permitir la correcta gestión documental del Instituto, facilitando el trabajo corporativo y en red entre las distintas provincias maristas, optimizando recursos y tiempo, y garantizando tanto la accesibilidad a los documentos como la preservación del patrimonio documental del Instituto Marista. 

El programa de base de datos de KOSMOS nos lo describe su creador y desarrollador el Hno. Marcelo C. F. De Brito (Pcia. Cruz del Sur):

Es un sistema de gestión de datos del Instituto organizado en tres grandes bloques : Las unidades administrativas, las casas (comunidades y obras) y las personas (hermanos y laicos) que dan vida la vida marista en cada rincón del mundo. Está orientado a la gestión de datos que necesita tanto la Administración General como la secretaría de cada una de las provincias y distritos. Tiene como objetivo también ofrecer estadísticas e información para la creación de posibles escenarios futuros y una mirada restrospectiva al instituto a través del tiempo. 

Es un sistema centralizado, pero de gestión distribuida, donde cada unidad administrativa actualiza permanentemente sus datos. La perspectiva de base es: quien ejecuta una acción registra el dato correspondiente. Por otra parte, es un sistema abierto que permite a las unidades administrativas integrar sus datos con la debida seguridad en desarrollos locales o personalizados manteniendo así una única base de datos que ofrezca información a diversos sistemas contemporáneamente. En esta dirección, KOSMOS-fms se empieza a ver como una parte de un gran sistema integrado de datos del Instituto.

Estuvieron presentes también los responsables del programa Pergamun de quien depende Archivum, de la Pontificia Universidade do Parana (Curitiba – Brasil) en las personas de Wellington Mousinho Medeiros y Marcos Rogério de Souza, Jefe del Sistema Pergamum y analista del programa Archivum respectivamente. En tiempos libres presentaron también un nuevo producto de un programa para bibliotecas.

El curso comenzó con la presentación del programa de KOSMOS dado por el mismo Hno. Marcelo De Brito. Los días posteriores hasta el final del curso se desarrolló el programa ARCHIVUM en toda su extensión, presentado por los profesores Hno. Josep Maria Soteras (Consejero General), Monserrat Sánchez y Roberto Porta Roigé (Pcia. del Hermitage). Las jornadas fueron intensivas con momentos de teoría y momentos de práctica on line que en el caso de Kosmos consistió en el ingresar los datos de los hermanos de las respectivas provincias y en el caso de Archivum el completar ejercicios de lo explicado. Las tareas prácticas se desarrollaban sobre todo al final de la tarde. Esto llevó a muchos de los presentes a utilizar horas de la noche para completar sus tareas. Los trabajos prácticos fueron asistidos además de los profesores del curso por Emanuela Lisciarelli y Dorotea Cinnani miembros de la Secretaría General.

No todo fue estudio y práctica, sino que también hubo tiempo de compartir, de relajarse y de disfrutar de lo que es Roma y sus alrededores. El sábado 22 peregrinamos a los lugares donde vivió y misionó San Francisco de Asís. La guía iluminó sobre aspectos religiosos, históricos y artísticos en Santa María degli Angeli y la Basilica de San Francisco de Asís. La otra parte del día la hizo cada uno su programa visitando el convento de Santa Clara y la Iglesia de San Damiano. En todo se respiraba una atmósfera de espiritualidad, de paz, de quietud y de belleza. El tiempo de la Umbria con sol, nubes y algunas lluvias nos acompañó todo el tiempo. Al llegar a Roma por la tarde, se respiraban los aromas de la carne argentina en el asador que los hermanos de la Casa General habían preparado.

El domingo fue el día libre para visitar Roma, la Plaza de San Pedro y asistir al Angelus del Papa Francisco. La tarde noche encontró nuevamente a todos los asistentes de nuevo en casa, descansados, preparándose para la última etapa del curso.

La evaluación del último día reconoció la utilidad de ambos programas para lo que es la salvaguarda de nuestro patrimonio viviente desde la época de Champagnat hasta ahora. Una de las finalidades es la de recuperar, mantener y recordar los orígenes y la vida misma del Instituto a lo largo de estos 200 años. Se reconoció que esto ayuda, entre otros medios, a favorecer la identidad y el propio modo de ser marista hoy. 

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H. Carlos A. Huidobro, fms
Secretario General

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