Secretariado General

 H.  Carlos Alberto Huidobro, Secretario general

El Hermano Secretario General es el encargado de la Secretaría del Consejo General. Es el responsable de las actas de las sesiones del Consejo y de la correspondencia oficial en nombre del Instituto.

 

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El Secretario General debe realizar un conjunto de tareas personalmente y debe contar también con la colaboración de otros servicios que él ha de coordinar para lograr una mayor eficacia.

  • Labor secretarial de las sesiones del Consejo. El Consejo General efectúa dos tipos de reuniones: las sesiones plenarias en dos períodos del año y las sesiones de Consejo regular. El Secretario General prepara el orden del día y lleva el acta de las sesiones. Redacta las decisiones tomadas oficialmente y, una vez firmadas por el Superior General, las remite a los interesados y se asegura de su recepción.
  • Correspondencia oficial. Está encargado de la correspondencia oficial de la Administración General del Instituto con las diversas Unidades Administrativas. Comunica las decisiones a los Provinciales y a sus secretarios. Mantiene al día las direcciones postales, telefónicas y electrónicas de las casas con el fin de actualizar regularmente el libro de direcciones de las casas. Atiende las demandas de las Provincias dándoles respuesta, ya sea personalmente o bien a través de un servicio más adecuado. Transmite al Director de Publicaciones las informaciones que el Consejo quiere difundir.
  • Gestión de documentos. En coordinación con el Director de los Archivos, asegura el buen funcionamiento del programa Archivum, a la vez que anima a las Provincias a adoptarlo igualmente.
  • Organización del servicio de traducción. La gran parte de los textos escritos por la Administración del Instituto requiere traducción. Los encargos van dirigidos a él, que podrá delegar esta coordinación en uno de los secretarios traductores. Éste gestiona el trabajo en función de cada uno y vela porque se realice con calma y en plazo razonable. En caso de necesidad se puede pedir el apoyo de otros Hermanos o seglares.

También prevé, por otra parte, los servicios de traducción simultánea para las reuniones de carácter internacional, poniéndose para ello en contacto con los Hermanos que puedan hacerlo, una vez obtenido el acuerdo de sus Provinciales respectivos.

  • Coordinación de los servicios informáticos y los servicios generales. Recibe las peticiones de reparación e intervención y las transmite al técnico informático. Dialoga regularmente con éste sobre la marcha de su trabajo y cuida de que todos dispongan del material que les permita realizar sus tareas de la mejor manera.
  • Supervisión de otros servicios. Vela por la buena marcha del servicio de la Postuladuría, de la Procuraduría, de la sección de Estadística, de los Archivos y la gestión de documentos, y del Servicio de comunicación.
  • Relación con los secretarios de las Comisiones y los directores de Secretariados. Cada secretario ejecutivo de Comisión y cada director de Secretariado depende directamente de un Consejero General. El Secretario General vela para que su trabajo se vea facilitado a través de las traducciones que solicitan y el material que les haga falta.
  • Otras tareas:
  • El Secretario General es miembro del Consejo de Gestión.
  • También forma parte del Comité de Personal, del Comité de los Archivos y del Comité Técnico.
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