
Nuevas herramientas y soluciones para el Instituto
Las finanzas casi nunca son noticia en nuestra página web, no obstante es una actividad imprescindible dentro de la institución. Por eso hoy queremos compartir con todo el Instituto la buena noticia de que el equipo que estudia la financiación futura de la Administración general está a punto de terminar la primera parte de su trabajo relacionada con la financiación de la Administración general. Una vez concluido este trabajo emprenderá el estudio de la financiación de las unidades administrativas con menos recursos y del sector “ad gentes” para presentarla al Consejo general en enero de 2012, para ser estudiada en la sesión plenaria.
La Secretaría general, por su parte, ha propuesto una actualización de los servicios informáticos de la Administración general. El trabajo técnico se le ha encomendado al hermano Marcelo De Brito (Cruz del Sur), que ha revisado y puesto al día los servicios informáticos de la Administración general. Esta nueva estructura informática pretende dar solución a las necesidades, no sólo de la Secretaría general, sino también las de todas las unidades administrativas. A través de un entorno web se introducirán los datos desde cada Secretaría provincial, que irán directamente a un servidor central. De esta manera se pretende simplificar los procesos de entrada y consulta de datos, así como evitar la posible duplicación de información o la multiplicación de errores.
El hermano Pedro Sánchez de León, Secretario general, tiene previsto contactar con las personas responsables de las Secretarías provinciales, por áreas geográficas o lenguas de trabajo, para explicar ese nuevo sistema de recogida de datos del Instituto, y hacer ejercicios prácticos.
Otro instrumento que el Instituto está promoviendo para una gestión adecuada y actual de los archivos provinciales, es Archivum, un software usado ya por la Administración general y algunas provincias del Instituto. En diálogo con la provincia Brasil Centro Sul, ésta ha accedido de manera generosa a que Pergamum, una potente herramienta informática de gestión de archivos y bibliotecas, desarrollada por nuestra Pontifícia Universidade Católica do Paraná (PUCPR), Brasil, pueda ofrecerse como la nueva versión de Archivum (v3), al servicio de todo el Instituto. Además de la aplicación informática, el sistema Archivum está constituido por un conjunto de directrices, criterios, especificaciones y procedimientos para garantizar el correcto tratamiento de la documentación institucional, su conservación y el acceso a la misma por parte de terceros.