« Pergamum »
Del 12 al 31 de marzo ha trabajado intensamente la comisión “Pergamum” para el diseño y creación de la tercera versión de Archivum, el sistema de gestión de archivos y documentos del Instituto de los Hermanos Maristas. El trabajo se ha dividido en dos etapas distintas: la primera en Roma centrada en el diseño del sistema informático y la segunda en Alcalá de Henares para la formación inicial de los archiveros y catalogadores que ya usaban la versión anterior de Archivum.
La comisión “Pergamum” está formada íntegramente por personal vinculado a la institución marista, el equipo de informáticos procedentes de la Pontíficia Universidade Católica do Paraná (Brasil) y los técnicos archiveros de distintas provincias maristas de Europa. El equipo está dirigido por el hermano Josep Maria Soteras, Consejero general y coordinado por el hermano Pedro Sánchez de León, Secretario general.
El proyecto “Pergamum” será pionero en varios aspectos tanto dentro del Instituto Marista como en el marco de la archivística, pues por primera vez se ha diseñado un sistema de gestión documental para archivos (Archivum, v.3) a partir de un programa informático creado inicialmente para la gestión de bibliotecas (Pergamum).
Finalmente el paso más importante en esta nueva etapa para Archivum, es que la gestión documental se podrá realizar a nivel de todo el instituto, facilitando el trabajo corporativo y en red entre las distintas provincias maristas y el gobierno general. Optimizando recursos y tiempo, y garantizando la accesibilidad y preservación de nuestros documentos.
A partir de hoy mismo la comisión “Pergamum” continua su calendario de trabajo, con el objetivo de poner en marcha Archivum v.3 antes de finalizar este año.
Finalizo señalando que en Alcalá de Henares se concluyó la fase de implantación del nuevo sistema de Base de Datos para el Instituto y que ya hemos entrado en la fase de producción, es decir, progresivo uso y sucesivas mejoras-evolución normal de la herramienta. Fue bautizado con el nombre de “Kronos”.
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H. Pedro Sánchez de León
Secretario General