Un ambiente de encuentro y trabajo
La sala capitular donde se reunirá el 21 Capítulo general es la misma que la que se ha usado en todos los Capítulos generales desde 1967. La acomodación física ha requerido nivelar el suelo, que estaba organizado en pequeñas plataformas en forma de graderío, para constituir una sola superficie plana. A la gran sala se ha unido, al mismo nivel, otro espacio lateral, ya existente, que servirá de entrada y distribución. De la estructura anterior se ha conservado el estrado y las cabinas destinadas a la traducción simultánea.
La sala se ha remozado con tonos de pintura verde suave, una estructura metálica que soporta la iluminación, los equipos de vídeo y de sonido, y un entramado de telas que impiden que haya eco y reverberación en la sala. Varios equipos de renovación de aire y de calefacción permiten mejorar la temperatura del ambiente cuando sea necesario.
Distribución y acomodación de los participantes
La sala capitular se ha acomodado con diez mesas circulares con capacidad para diez personas cada una, una mesa de presidencia con capacidad para siete personas, un ambón, junto a la mesa de presidencia y una mesa de secretaría con capacidad para cuatro personas, una por cada lengua oficial, más un secretario que tomará nota electrónica de la participación de los diversos oradores. Las cuatro cabinas de traducción simultánea tienen cabida para ocho personas. En el mismo espacio de las cabinas de traducción está situado el control de audio, vídeo e iluminación de la sala.
Cuatro grandes pantallas, dos en cada pared, permitirán que todos los participantes puedan ver tanto el rostro de quien está haciendo uso de la palabra como las proyecciones que se realicen.
En la zona de distribución previa a la sala capitular se establecerá el servicio de entrega y recogida de receptores de radio para seguir la traducción simultánea.
La net capitular
Todos los participantes en el capítulo tienen acceso a una red interna, elaborada ex profeso, para mantener la comunicación necesaria para la celebración de este evento.
Cada capitular o participante en el capítulo podrá leer en las pantallas de sus computadoras personales, en una de las cuatro lenguas oficiales del Instituto, los textos que se estén discutiendo, solicitar la palabra y el turno de intervención, indicar el tema del que quiere hablar, votar (ya sea una votación con opción simple o con opción múltiple), ver los resultados, consultar los horarios de viajes al aeropuerto, las fotografías y vídeos que se publiquen, traducir automáticamente pequeños textos, escuchar música o consultar el tiempo que hace en Roma o consultar una amplia colección de documentos en formato digital.
Existe la posibilidad de mantener una videoconferencia con alguien externo a la asamblea proyectando la imagen sobre las cuatro pantallas y escuchar el sonido e interactuar por medio de preguntas en vivo.
Está previsto que los materiales de trabajo se distribuyan en formato digital, con la finalidad de usar la menor cantidad posible de papel.