Formation des secrétaires et archivistes
Du lundi 3 au mercredi 12 mars s’est tenu, à la salle ‘Champagnat’ de la Maison Générale de Rome le cours de formation pour les secrétaires et archivistes de langue anglaise. Le projet pour l’unification et l’entrée des données et des documents de l’Institut a commencé cette étape de formation avec la rencontre des secrétaires provinciaux d’Espagne à Guardamar, du 3 au 7 octobre 2011. À cette occasion, on a présenté pour la première fois le système de données KOSMOS-fms. On y a proposé des ajustements, des améliorations et de nouveaux développements.
L’implantation de KOSMOS-fms s’est continuée avec le système plus développé lors des rencontres de Lyon du 26 octobre au 2 novembre 2011 en langue française; du Mexique du 28 novembre au 2 décembre 2011 pour les États-Unis et l’Amérique latine; de Nairobi du 3 au 10 janvier 2012 et de Davao du 9 au 14 février 2012. Du 11 au 15 mars 2012, à Alcalá de Henares, on a présenté la version 3 d’ARCHIVUM pour la gestion des documents et on a vérifié la progression du système KOSMOS-fms; on a continué du 13 au 18 mai 2013 avec la dernière étape d’implantation de KOMOS-fms pour l’Amérique Latine et on a mis en marche, dans la région, le système d’archivage et de gestion des documents ARCHIVUM. Cette étape veut compléter l’implantation et la formation dans le monde de langue anglaise.
Les participants arrivèrent d’endroits aussi éloignés que le District de Mélanésie et du Pacifique, des Provinces d’Australie, d’Asie de l’Est, d’Asie du Sud; ils sont venus du continent africain : du District du Ghana, des Provinces PACE, d’Afrique du Sud, du Nigéria; d’Europe de la Province d’Europe Centre Ouest; d’Amérique du Nord de la Province des États-Unis. Un total de 18 secrétaires et archivistes, montrant ainsi l’internationalité à laquelle l’Institut est habitué.
Les principaux thèmes du cours se concentrèrent autour de la connaissance et de la formation en vue de l’utilisation des deux puissants outils pour ce type de travail : les programme KOSMOS et ARCHIVUM.
Roberto Porta Roigé a présenté la fiche technique du programme ARCHIVUM; il s’est chargé de l’explication du programme avec Monserrat Sánchez, responsable des archives provinciales de l’Hermitage :
Il s’agit d’un système de gestion de documents pour l’administration intégrée des archives de l’Institut Mariste. Archivum 3.0 de la fusion de Archivum 2.0, son prédécesseur, et de l’adaptation du programme de gestion de bibliothèques Pergamum pour la gestion des archives. C’est un programme qui permet la classification et la description des documents des différents fonds de documents archivistiques, qu’ils soient en format digital ou en format physique. Il inclut la gestion du cycle de vie des documents, il est donc pensé pour que les documents à partir du moment où ils sont introduits jusqu’à ce qu’ils soient détruits ou préservés de façon permanente. Enfin, il comprend un outil de recherche qui donne accès aux documents d’une façon rapide et facile.
L’utilité d’Archivum est de permettre une gestion adaptée des documents de l’Institut, facilitant le travail coopératif en en réseau des différentes Provinces maristes, en optimisant les ressources et le temps et en garantissant tant l’accessibilité aux documents que la préservation du patrimoine que sont les documents de l’Institut Mariste.
Le F. Marcelo C. F. De Brito (Province du Cruz del Sur) a présenté le programme de base de données de KOSMOS; c’est d’ailleurs lui qui l’a créé et développé :
C’est un système de gestion des données de l’Institut organisé en trois grands blocs : les unités administratives, les maisons (communautés et œuvres) et les personnes (frères et laïcs) qui donnent vie à la vie mariste dans tous les coins du monde. Il est organisé pour la gestion des données dont a besoin tant l’Administration Générale que le secrétariat de chaque Province et District. Il a aussi pour but d’offrir des statistiques et de l’information pour la création de possibles projets futurs et une vision rétrospective de l’Institut à travers le temps.
C’est un système centralisé, mais de gestion partagée où chaque unité administrative incorpore ses données de façon permanente. L’intuition de base est que chaque secrétaire exécute une action pour enregistrer la donnée correspondante. Par ailleurs, c’est un système ouvert qui permet aux unités administratives d’entrer leurs données en toute sécurité selon les développements locaux ou personnalisés, en travaillant sur une unique base de donnée qui offre l’information aux divers systèmes contemporains. En ce sens, KOSMOS-fms commence à être vu comme une partie d’un grand système intégré des données de l’Institut.
Ont également participé à la session les responsables du programme Pergamum dont dépend Archivum, de l’Université Pontificale de Parana (Curitiba – Brésil) représentée par Wellington Mousinho Medeiros et Marcos Rogério de Souza, responsable du système Pergamum et analyste du programme Archivum respectivement. Dans les temps libres, ils ont aussi présenté un nouveau programme pour les bibliothèques.
Le cours a commencé avec la présentation du programme KOSMOS donnée par le F. Marcelo de Britro lui-même. Les jours suivants et jusqu’à la fin du cours, on a développé le programme ARCHIVUM dans tous ses détails, présenté par les professeurs F. Josep María Soteras (Conseiller Général), Monserrat Sánchez et Roberto Porta Roigé (Province de l’Hermitage). Les journées furent intensives, avec des moments de théorie et des moments de pratique ‘on line’ qui, dans le cas de Kosmos, consistaient à entrer les données des frères des provinces respectives et, dans le cas d’Archivum, de compléter les exercices de ce qui avait été expliqué. Les travaux pratiques furent supervisés par les professeurs du cours et en plus par Emanuela Lisciarelli et Dorotea Cinnani, membres du Secrétariat Général.
Tout ne fut pas qu’étude et pratique. Il y eut aussi du temps pour partager, relaxer et profiter de Rome et des environs. Le samedi 22, nous nous sommes rendus sur les lieux où a vécu et travaillé saint François d’Assise. La guide a précisé les aspects religieux, historiques et artistiques de Santa María degli Angeli et de la Basilica de San Francisco de Asis. Pour l’autre partie la journée, chacun organisa son programme en visitant le couvent de Santa Clara et l’église de San Damiano. On a retrouvé, durant toute cette journée une atmosphère de spiritualité, de paix, de quiétude et de beauté. La température de l’Ombrie avec son soleil, ses nuages et ses quelques brins de pluie nous a accompagnés tout le temps. Au retour à Rome en fin de journée, on humait les arômes de la viande rôtie à la mode argentine que les frères de la Maison Générale avaient préparée.
Le dimanche, ce fut une journée libre pour visiter Rome, la Place Saint-Pierre et assister à l’Angélus du Pape François. En soirée, tous les participants se retrouvaient de nouveau à la maison afin se reposer et se préparer pour la dernière étape du cours.
La dernière journée, l’évaluation a souligné l’utilité des deux programmes pour garder vivant notre patrimoine depuis l’époque de Champagnat jusqu’à nos jours. Un des buts, c’est de récupérer, de garder et de rappeler les origines et la vie même de l’Institut tout au long de ses 200 ans. On a reconnu que cela aide, entre autre moyen, à favoriser l’identité et notre propre façon d’être mariste aujourd’hui.
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F. Carlos A Huidobro, f.m.s
Secrétaire Général