Secrétariat général

F.  Carlos Alberto Huidobro, Secrétaire Général

Le Frère Secrétaire Général assure le secrétariat du Conseil général. Il est responsable des procès-verbaux des séances du Conseil et de la correspondance officielle au nom de l’Institut.

 

Secrétaire Général | Archives générales | Bureau de statisques | Traductions

Le Secrétaire général doit remplir par lui-même un ensemble de tâches et doit aussi compter sur la collaboration d’autres services qu’il a la charge de coordonner.

  • Secrétariat des séances du Conseil. Le Conseil général se réunit soit en séances plénières à deux périodes de l’année, soit en séances de Conseil régulier. Le Secrétaire général prépare l’ordre du jour et assure les comptes-rendus des séances. Ensuite, il produit les décisions officielles, les fait signer par le Supérieur général, les envoie aux intéressés et en assure le suivi.
  • Correspondance officielle. Il est chargé de la correspondance officielle de l’Institut avec les diverses Unités administratives. Il communique les décisions aux Provinciaux et à leurs secrétariats. Il met à jour les adresses postales, téléphoniques et électroniques afin d’éditer régulièrement le livre des adresses. Il reçoit les demandes des Provinces et veille à ce qu’une réponse soit donnée soit par lui-même, soit par un service plus adéquat. Il transmet au directeur des publications les informations que le Conseil général souhaite publier.
  • Gestion documentaire. En coordination avec le Directeur des Archives, il assure le bon fonctionnement du programme Archivum. Il encourage l’adoption de ce programme dans les Provinces.
  • Organisation du service des traductions. La grande majorité des textes écrits par l’Administration de l’Institut nécessitent des traductions. Toutes les demandes lui sont adressées. Il peut déléguer cette coordination à l’un des traducteurs Celui-ci gère le travail en fonction de chacun et veille à un travail fait dans le calme et selon un délai raisonnable. D’autres frères ou laïcs de la maison peuvent être sollicités lorsque le besoin s’en fait sentir.  De plus, lors des sessions internationales, il prévoit les traducteurs simultanés en se mettant d’abord en rapport avec les Provinciaux et ensuite avec les frères qui pourront assurer ce service.
  • Coordination des services informatiques et des services généraux. Il reçoit les demandes de réparation et d’intervention qu’il transmet au technicien en informatique. Régulièrement, il fait avec lui le point sur son travail et il veille à ce que chacun dispose du matériel qui lui permettra de réaliser au mieux son travail.
  • Supervision d’autres services. Il veille à la bonne marche du service de la Postulation, de la Procuration, des Statistiques, des Archives et gestion documentaire, et du service de la Communication.
  • Lien avec les secrétaires des Commissions et directeurs de Bureaux. Chaque secrétaire exécutif de Commission et chaque directeur de Bureau dépend directement d’un Conseiller général. Le Secrétaire général veille à faciliter le travail de chacun en assurant les traductions demandées et le matériel qui leur est nécessaire.
  • Autres tâches :
  • Le Secrétaire général est membre du Conseil de Gestion.
  • Il participe aussi au Comité du Personnel, au Comité des Archives et au Comité technique.
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