
Nouveaux outils et nouvelles solutions pour lInstitut
Les finances ne font quasiment jamais partie des nouvelles sur notre site Web, cependant, c’est une activité essentielle au sein de l'institut. Donc, aujourd'hui, nous voulons partager avec tout l'Institut la bonne nouvelle selon laquelle l'équipe qui étudie l’avenir des finances de l'Administration générale est sur le point de terminer la première partie de son travail. Ce travail terminé, l’équipe va étudier maintenant le financement des Unités administratives qui ont de faibles ressources et celui du Secteur « ad gentes » afin de présenter, en janvier 2012, ces travaux au Conseil général qui les examinera en séance plénière.
Le Secrétariat général a, pour sa part, proposé une mise à jour des services informatiques de l'Administration générale. Le travail technique est confié au Fr. Marcelo De Brito (Cruz del Sur), qui a révisé et actualisé les services informatiques de l'Administration générale. Cette nouvelle structure informatique vise à répondre aux besoins informatiques, non seulement du Secrétariat général, mais aussi de toutes les Unités administratives. Grâce à un réseau Web seront introduites les données de chaque Secrétariat provincial, données qui iront directement sur un serveur central. On pense ainsi simplifier le processus de saisie des données et de leur consultation afin d'éviter la duplication des informations ou la multiplication des erreurs.
Le Frère Pedro Sánchez de León, secrétaire général, a prévu de contacter les personnes responsables des Secrétariats provinciaux, par zones géographiques ou langues de travail, pour expliquer ce nouveau système de collecte des données de l'Institut et faire des exercices pratiques.
Un autre outil que l'Institut veut promouvoir pour la bonne gestion des archives provinciales, c’est Archivum, un logiciel déjà utilisé par l'Administration générale de l'Institut et dans certaines Provinces. La Province « Brasil Centro-Sul » a généreusement accepté que Pergamum, logiciel puissant de gestion de fichiers d’Archives et de Bibliothèques, utilisé par notre Université Pontificale Catholique du Parana (PUCPR), Brésil, puisse être proposé comme nouvelle version d'Archivum (v3), au service de tout l'Institut. Outre l'application informatique, le système d'Archivum comprend un ensemble de lignes directrices, des critères, de caractéristiques et de procédures qui assureront un traitement correct de la documentation officielle, sa préservation et l'accès possible par des tiers.