« Pergamum »
Du 12 au 31 mars la commission « Pergamum » a travaillé intensément pour la mise au point de la troisième version d'Archivum, le système de gestion des archives et des documents de l'Institut des Frères Maristes. Le travail a été divisé en deux étapes différentes : la première, à Rome, centrée sur la conception du système informatique, et la deuxième, à Alcalá de Henares (Madrid), pour la formation initiale des archivistes et catalogueurs qui utilisaient déjà la version précédente d'Archivum.
La commission « Pergamum » est entièrement formée par des personnes rattachées à l'institution mariste, par l'équipe d'informaticiens de la « Pontíficia Universidade Católica do Paraná » (Brésil) et par les techniciens archivistes des différentes Provinces maristes d'Europe. L'équipe est dirigée par le F. Josep Maria Soteras, Conseiller Général, et coordonnée par le F. Pedro Sánchez de León, Secrétaire Général.
Le projet « Pergamum » sera pionnier dans plusieurs aspects, tant à l'intérieur de l'Institut Mariste que dans le domaine de l'Archivistique, puisque pour la première fois un système de gestion de documents pour les archives (Archivum, v. 3) a été créé à partir d'un programme informatique conçu initialement pour la gestion des bibliothèques (Pergamum).
En fin de comptes, le pas le plus important dans cette nouvelle étape d'Archivum consiste en ce que la gestion des documents pourra se faire au niveau de tout l'Institut, ce qui rendra plus facile le travail institutionnel et en réseau entre les différentes Provinces maristes et le Gouvernement Général. On améliorera les ressources et on gagnera du temps, tout en garantissant l'accès à nos documents et leur conservation.
La commission « Pergamum » poursuit son calendrier de travail en vue du démarrage d'Archivum 3 avant la fin de l'année en cours.
Je termine en précisant que la phase d'implantation du nouveau système de la Base de Données pour l'Institut s'est achevée à Alcalá de Henares. Nous en sommes déjà à l'étape de production, c'est-à-dire l'utilisation progressive et les améliorations successives qui marquent l'évolution normale de l'outil en question. Il a reçu le nom de « Kronos ».
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F. Pedro Sánchez de León
Secrétaire Général