Révision et mise à jour de l?information électronique

Le Conseil général, dans la session d?hiver, a décidé de remodeler les informations qui sont envoyées à plusieurs destinataires en format électronique par l?intermédiaire de la Direction des communications. Cette décision a été prise pour des raisons pratiques et techniques.
En début d?année, au moment d?analyser les critères retenus pour communiquer les informations du Conseil général à l?Institut, la Direction des communications envoyait deux documents de nouvelles au format électronique : « Dernières nouvelles », dont les destinataires étaient les frères et les communautés maristes, et « Bulletin mariste », adressé à tout sympathisant de l??uvre mariste. Il faut ajouter à cela les nouvelles parues systématiquement dans le site web.
Parmi les services écrits relevant de cette Direction des communications, il y avait aussi « Échos maristes », une publication adressée exclusivement aux laïcs maristes. L?édition de ce feuillet s?est arrêtée au numéro 49. Après consultation des frères Provinciaux et leurs conseils, ainsi que d?autres instances, il s?est avéré que personne ne regrettait cette petite revue ; aussi il a été décidé d?en arrêter définitivement la publication. L?abondance des ressources et documents émanant du Bureau des laïcs a remplacé avantageusement les apports d? « Échos maristes ».
La restructuration technique a été le fruit d?une analyse et d?une évaluation des destinataires de l?information électronique et des canaux à travers lesquels celle-ci leur parvient. Les circonstances actuelles conseillent de ne pas faire des envois sélectifs, car ce qui était envoyé aux frères et ce que recevaient les laïcs était pratiquement identique. D?un autre côté, nous disposons de moyens pour personnaliser l?information afin qu?elle parvienne à chacun des destinataires.

Nouvelle technologie au service de l?information

Mais il existe aussi des circonstances de type technique qui ont favorisé la décision de remodeler les services de nouvelles qui sont envoyées par la Direction des communications. Tout d?abord la capacité de mémoire de notre serveur est payée chaque année au fournisseur « 2-metri ». Elle est épuisée, suite à la grande quantité d?information stockée dans notre site. Il nous faut donc plus d?espace pour continuer de stocker toute l?information produite au service de l?Institut. Ceci implique la demande d?une plus grande capacité dans le serveur ; naturellement, cette exigence entraîne un nouveau tarif. D?un autre côté, l?envoi du bulletin à travers « 2-metri » a connu des problèmes et des limites d?ordre divers qui n?ont pas toujours été réglés aussi rapidement que nous le souhaitions. Il peut être avantageux d?avoir un serveur hors de la maison, mais cela entraîne aussi pas mal de problèmes et de contraintes.
Ces raisons, de type technique et économique, nous ont poussés à prendre la décision d?acquérir un nouveau serveur propre. Il sera installé dans la Maison générale et géré directement par nous-mêmes. Le serveur que nous avons acheté est un « Windows Server 2003 R2, Enterprise edition ».

Nouvelle proposition : « Nouvelles maristes »

Ces changements auront deux effets directs pour nos lecteurs. Premièrement, nous souhaitons que l?information envoyée à partir de la Direction des communications parvienne directement à nos lecteurs. Deuxièmement, les informations seront envoyées au format PDF, avec pour titre « Nouvelles maristes ».
Jusqu?à maintenant, « Dernières nouvelles » était envoyé aux Provinciaux ou aux Secrétaires provinciaux, qui le faisaient suivre ensuite aux communautés ou aux frères. Dorénavant, nous voulons l?envoyer directement dans la boîte électronique des destinataires : frères ou communautés, laïcs et sympathisants de l??uvre mariste qui recevaient le « Bulletin mariste ». Pour ce faire, nous devons élaborer la base de données des destinataires de nos services. Ce travail est du ressort du « webmaster » ; il le fera à partir des données qui sont déjà en notre possession. Cela ne devrait pas entraîner de dérangements pour les usagers.
Le remaniement du service des nouvelles se concrétisera dans l?édition électronique d?une petite revue appelée « Nouvelles maristes ». Elle sera éditée au format PDF et publiée en couleur. Elle paraîtra une fois par semaine ? 4 à 6 pages (A4) ? et sera directement envoyée dans la boîte-aux-lettres électronique de chaque destinataire pour informer des activités du Conseil général et des différents Bureaux. « Nouvelles maristes » remplacera donc « Dernières nouvelles » et « Bulletin mariste », qui ne paraîtront plus.

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