
Une ambiance de rencontre et de travail
La salle capitulaire où se tiendra le XXIe Chapitre général est la même que celle où ont eu lieu tous les Chapitre généraux depuis 1967. L?adaptation physique à consisté à niveler le sol, qui était organisé en petites plateformes échelonnées, afin d?obtenir une seule surface plane. À la grande salle s?est ajouté, au même niveau, un autre espace latéral, déjà existant, qui servira d?entrée et aidera à la distribution des personnes. De la structure antérieure on a conservé l?estrade et les cabines destinées à la traduction simultanée.
La salle a été rafraîchie en ayant recours à des tons de peinture vert-clair, à une structure métallique qui supporte l?éclairage, à des équipes de vidéo et de son, et à un ensemble de tissus disposés de manière à empêcher l?écho et la réverbération du son dans la salle. Plusieurs équipes de renouvellement de l?air et de chauffage permettent d?améliorer la température de la salle au besoin.
RĂ©partition et accommodation des participants
La salle capitulaire a Ă©tĂ© amĂ©nagĂ©e avec dix tables circulaires pouvant accueillir dix personnes chacune ; une table de prĂ©sidence pour sept personnes ; un ambon, près de la table de la prĂ©sidence, et une table pour les secrĂ©taires – quatre personnes (une par langue officielle) – plus un secrĂ©taire qui tiendra le dĂ©compte Ă©lectronique des diffĂ©rents intervenants. Les quatre cabines pour la traduction simultanĂ©e peuvent abriter huit personnes au total. Dans le mĂŞme espace des cabines de traduction se trouve le contrĂ´le audio, vidĂ©o et l?illumination de la salle. Quatre grands Ă©crans, deux sur chaque mur, permettront Ă tous les participants de voir le visage des intervenants ainsi que les projections qui seront rĂ©alisĂ©es.
C?est dans la zone de distribution attenante à la salle capitulaire qu?aura lieu le service de remise et de ramassage des récepteurs de radio pour la traduction simultanée.
Le net capitulaire
Tous les participants au Chapitre ont accès à un réseau interne, élaboré ex professo, pour maintenir la communication nécessaire pendant la tenue du Chapitre.
Chaque capitulant ou participant au Chapitre pourra lire sur l?écran de son ordinateur portable, dans l?une des quatre langues officielles de l?Institut, les textes qui seront discutés ; il pourra demander la parole, indiquer le sujet dont il veut parler, voter (qu?il s?agisse d?un vote à proposition simple ou à proposition multiple), voir les résultats des votes, consulter les horaires des voyages à l?aéroport, les photos et les vidéos qui seront publiées, utiliser un traducteur automatique pour de petits textes, écouter de la musique ou consulter le temps qu?il fait à Rome ou encore consulter une large collection de documents au format numérique.
Il est possible de faire une visioconférence avec quelqu?un d?externe à l?assemblée, l?image étant projetée sur les quatre écrans, écouter le son et réagir interactivement par des questions en direct.
Il est prévu de distribuer les matériaux de travail au format numérique afin d?utiliser le moins de papier possible.
Les traducteurs simultanés pourront voir, sur un petit écran situé près du micro, l?intervenant ou les documents qui seront projetés sur les quatre écrans.