Estudam o Estatuto da Secretaria provincial
Reuniram-se em Guardamar, nos dias 15 e 16 de abril de 2009, os Secretários provinciais das Províncias maristas da Europa: Ir. Segundo Barragán (Ibérica), Srta. Lorena Boronat (Arquivos da Mediterrânea), Ir. José Mateo Torres (Compostela), Ir. José Maria Rius (Mediterrânea), Madame Nellie Beelen (Europa Centro-Oeste), Ir. André Thizy (Hermitage) com o Irmão Jean Ronzon, Secretário geral. O trabalho foi centrado no ?Manual do Secretário provincial?, conjunto de fichas e documentos que descrevem e facilitam o trabalho de gestão, fruto da experiência diária nesse serviço, em todas as Províncias, e organizado mediante um amplo exemplário documental. Na primeira sessão foi trabalhado o documento ?Função e missão do Secretário provincial? (ficha nº0.02), onde se afirma que ?os secretários provinciais trabalham com documentos, mas por trás de cada um deles há uma pessoa, um religioso, cujos escritos são portadores ou geradores de sentimentos e emoções que devem administrar com honestidade e amor?.
Também foi estudada a redação de um ?Estatuto da Secretaria provincial? a ser proposto ao Capítulo geral. Em nosso direito próprio não vem incluída esta figura que cada dia ? especialmente com a reestruturação ? se manifesta mais necessária. Em nossas Constituições e Estatutos, certamente, esse serviço é citado frequentemente, quando se trata das Atas do Conselho provincial, do Capítulo provincial (confecção de listas, atas, normas da Província), arquivos provinciais, envio à Administração geral ou ao Superior geral de pedidos pessoais ou de Províncias, estatísticas e outros.
Na reunião de Guardamar, foi proposta a profissionalização dessa função, dando à Secretaria provincial conteúdo, funções e meios para seu melhor funcionamento. Faz alguns anos, foi distribuída uma primeira redação desse artigo dos Estatutos aos secretários provinciais do Instituto, recebendo várias sugestões que foram consideradas para a redação atual, mais elaborada, com a colaboração do Ir. Juan Miguel Anaya, Procurador geral do Instituto junto à Santa Sé. A nova redação será novamente enviada aos Secretários provinciais para ser apreciado. Posteriormente, será entregue à Comissão preparatória do Capítulo geral.
Outro tema tratado foi a informação sobre o Reconhecimento oficial do Instituto marista, para fins civis, nos distintos países. Inicialmente, foi estudada a Espanha, destacando a documentação requerida à Secretaria provincial para sua obtenção. Em seguida, houve a informação sobre a França, Grã-Bretanha, Irlanda, Bélgica, Holanda, Alemanha, Itália, Líbano e Síria.
Foi apresentada, igualmente, a segunda fase do programa ARCHIVUM para a organização dos documentos do Instituto. Atualmente, além da Administração geral, várias Províncias maristas européias aderiram ao programa. A Srta. Lorena Boronat, arquivista da Mediterrânea, deu uma lição prática de como utilizar o acesso ao sistema e as formas de navegar para consultas documentais ou para importar/exportar arquivos informáticos.
O Ir. Jean Ronzon encerrou o encontro, agradecendo aos presentes a colaboração para aperfeiçoar os serviços da Secretaria provincial e destacando o bom trabalho realizado.