Formação de secretários e arquivistas
Entre os dias 3 e 12 foi realizado, na sala ‘Champagnat’ da Casa Geral de Roma, o curso de formação para secretários e arquivistas de língua inglesa. O projeto para a gestão integrada e digital de dados e documentos do Instituto iniciou essa etapa formativa com o encontro de secretários provinciais da Espanha em Guardamar, de 3 a 7 de outubro de 2011. Nessa ocasião foi apresentado pela primeira vez o sistema de dados KOSMOS- fms. Foram propostos ajustes, aperfeiçoamentos e novos desenvolvimentos.
Com o sistema mais avançado foi dada sequência à implementação do Kosmos-fms com os encontros de Lyon, de 26/10 – 02/11 de 2011 em língua francesa; México DF, de 28 de novembro a 2 de dezembro de 2011 para EUA e América Latina; Nairóbi, de 3 a 10 de janeiro de 2012, e Davao, de 9 -14 de fevereiro de 2012. E de 11-15 de março de 2012, em Alcalá de Henares, foi apresentada a versão 3 de ARCHIVUM para a gestão documental e se verificou o avanço no sistema KOSMOS-fms; de 13 a 18 de maio de 2013 seguiu-se com a última etapa de implementação do KOSMOS-fms para a América Latina e se colocou em marcha na região o sistema de arquivo e de gestão documental ARCHIVUM. Faltava realizar essa etapa de desenvolvimento e formação no mundo de fala inglesa.
Foram chegando os participantes de regiões distantes como o Distrito da Melanésia e o Pacífico, das Províncias de Austrália, da Ásia do Leste, da Ásia do Sul; do continente Africano vieram do Distrito de Gana, das Províncias PACE, África do Sul, Nigéria; da Europa da Província da Europa Centro-Oeste; da América do Norte a Província dos Estados Unidos.
Um total de 18 secretários e arquivistas, mostrando a diversidade e a internacionalidade a que o Instituto hoje já se acostumou. Os principais conteúdos do curso foram os conhecimentos e os treinamentos para o uso de duas ferramentas poderosas nesse tipo de trabalho: os programas KOSMOS e ARCHIVUM.
A ficha técnica do programa ARCHIVUM nos foi apresentada por Roberto Porta Roigé que teve o encargo da explicação do programa junto com Monserrat Sánchez, responsável pelos arquivos provinciais de L’Hermitage.
É um sistema de gestão documental para a administração integrada dos arquivos do Instituto marista. Archivum 3.0 nasceu da combinação de Archivum 2.0, seu predecessor, e a adaptação do programa de gestão de biblioteca Pergamum para a gestão de arquivos. Trata-se de um programa que permite a classificação e descrição de documentos de vários fundos documentais de arquivo já em formato digital ou em formato físico. Inclui a gestão do ciclo de vida dos documentos e, portanto, está planejado para que os documentos sejam introduzidos no sistema desde que sejam gerados até serem destruídos ou preservados permanentemente.
Finalmente, inclui uma potente ferramenta de consulta que permite de forma rápida e fácil o acesso aos documentos.
A função do Archivum é a de permitir a gestão documental correta do Instituto, facilitando o trabalho corporativo e em rede entre as diferentes províncias maristas, otimizando recursos e tempo, e garantindo tanto a acessibilidade aos documentos como a preservação do patrimônio documental de Instituto.
O programa da base de dados do KOSMOS é descrito por seu criador e desenvolvedor, Ir.Marcelo C. F. De Brito (Província Cruz del Sur):
“É um sistema de gestão de dados do Instituto organizado em três grandes blocos: As unidades administrativas, as casas (comunidades e obras) e as pessoas (irmãos e leigos), que dão vida ao Instituto marista em cada parte do mundo. Está orientado para a gestão de dados de que necessita tanto a Administração Geral como a secretaria de cada uma das províncias e distritos. Tem como objetivo também oferecer estatísticas e informação para a criação de possíveis cenários futuros e uma visão retrospectiva do Instituto ao longo do tempo.
É um sistema centralizado, mas de gestão distribuída, de que cada Unidade administrativa atualiza permanentemente seus dados. A perspectiva de base é: quem executa uma ação registra o dado correspondente. De outro lado, é um sistema aberto que permite às Unidades administrativas integrar seus dados com a devida segurança nos desenvolvimentos locais ou personalizados, mantendo assim uma única base de dados que ofereça informação a diversos sistemas concomitantemente. Nesse sentido, KOSMOS-fms começa a ser visto como parte de um grande sistema integrado de dados do Instituto.
Estiveram presentes também os responsáveis pelo programa Pergamum, de que depende o Archivum, da Pontifícia Universidade Católica do Paraná (Curitiba – Brasil) nas pessoas de Wellington Mousinho Medeiros e Marcos Rogério de Souza, Chefe do Sistema Pergamum e analista do programa Archivum respectivamente. No tempo livre também apresentaram um novo produto de um programa para bibliotecas.
O curso começou com a apresentação do programa KOSMOS feita pelo Ir. Marcelo De Brito. Nos dias seguintes até o final do curso foi desenvolvido o programa ARCHIVUM em toda a sua extensão, apresentado pelos professores Ir. Josep Maria Soteras (Conselheiro Geral), Monserrat Sánchez e Roberto Porta Roigé (Província de L’Hermitage). As jornadas foram intensivas, com momentos de prática on line que no caso do Kosmos consistiu em ingressar os dados dos Irmãos das respectivas províncias e, no caso do Archivum, fazer exercícios sobre o que fora explicado. As tarefas práticas desenvolveram-se sobretudo no final da tarde. Isso levou a muitos dos presentes a utilizar a noite para completar suas tarefas. Os trabalhos práticos foram coordenados pelas professoras do curso, Emanuela Lisciarelli e Dorotea Cinnani membros da Secretaria geral.
Mas nem tudo foi estudo e prática, pois houve também tempo de partilha, de relaxamento e de desfrutar Roma e seus arredores. No dia 22, sábado, peregrinamos pelos lugares onde viveu e desenvolveu sua missão São Francisco de Assis. A guia explicou os aspectos religiosos, históricos e artísticos de Santa María degli Angeli e da Basílica de San Francisco de Assis.
Na outra parte do dia cada um fez seu programa, visitando o convento de Santa Clara e a igreja de São Damião. Em tudo se respirava uma atmosfera de espiritualidade, paz, calma e beleza. O tempo da Úmbria com isso, nuvens e alguma chuva nos acompanhou todo o tempo. Ao chegar a Roma no final da tarde, respiravam-se os aromas do churrasco argentino na brasa que os irmãos da Casa Geral haviam preparado.
O domingo foi livre para visitar Roma, a Praça de São Pedro e assistir ao Ângelus do Papa Francisco. À noite todos voltaram descansados para casa, preparando-se para a última etapa do curso.
A avaliação do último dia reconheceu a utilidade de ambos os programas que representam a salvaguarda do nosso patrimônio, abrangendo desde a época de Champagnat até hoje. Uma das finalidades é a de recuperar, manter e recordar as origens e a própria vida do Instituto ao longo desses 200 anos. Reconheceu-se que isso ajudará, além do uso de outros meios, a favorecer a identidade e o próprio modo de ser marista hoje.”
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Ir. Carlos A. Huidobro, fms
Secretário Geral