Secretariado geral

Ir.  Carlos Alberto Huidobro, Secretário Geral

O Irmão Secretário Geral é o encarregado da secretaria do Conselho Geral. É responsável pelas atas das sessões do Conselho e pela correspondência oficial em nome do Instituto.

 

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O Secretário geral cumpre por si mesmo um conjunto de tarefas e deve também contar com a colaboração de outros serviços que ele deve coordenar para maior eficácia.

  • Secretariado das sessões do Conselho. O Conselho eral se reúne, seja em sessões plenárias, duas vezes por ano, seja em sessões do Conselho regular. O Secretário geral prepara a ordem do dia e elabora a Ata das sessões. Depois, ele redige as decisões oficiais, fá-las assinar pelo Superior Geral, envia-as para os interessados e acompanha sua execução.
  • Correspondência oficial. Ele é responsável pela correspondência oficial do Instituto com as várias unidades administrativas. Comunica as decisões aos Provinciais e a seus secretários. Mantém atualizados os endereços postais, telefônicos e eletrônicos para editar regularmente o livro dos endereços. Recebe os pedidos das Províncias e cuida para que tenham uma resposta, seja por si próprio, seja por um serviço mais adequado. Ele também transmite, ao diretor de publicações, as informações que o Conselho geral deseja publicar.
  • Gestão dos documentos. Em colaboração com o Diretor de Arquivos assegura o bom funcionamento do programa Archivum. Recomenda a adoção desse programa, nas Províncias.
  • Organização do serviço de traduções. A grande maioria dos textos escritos pela Administração do Instituto precisam de tradução. Todos os pedidos lhe são dirigidos. Pode delegar essa coordenação a um dos tradutores ; este supervisiona o trabalho, atento a cada um, e zela para que seja feito com calma e num prazo razoável. Outros irmãos ou leigos da casa podem ser convidados a colaborar, quando for necessário.
    Além disso, por ocasião das reuniões internacionais, prevê tradutores simultâneos, contactando os Provinciais e, em seguida, os irmãos que têm condições de assegurar esse serviço.
  • Coordenação dos serviços informáticos e dos serviços gerais. Recebe os pedidos de reparação e de intervenção que ele transmite ao técnico em informática. Regularmente,  o Secretário faz com ele a avaliação do trabalho e cuida para que cada um tenha o material necessário, para realizar sua tarefa do melhor modo possível.
  • Supervisão de outros serviços. Cuida pelo bom andamento do serviço da Postulação, da Procuração, das Estatísticas, dos Arquivos e gestão dos documentos e do serviço de Comunicação.
  • Vínculo com os secretários das comissões. Cada secretário executivo de Comissão e cada diretor de Secretariado depende diretamente de um Conselheiro geral. O Secretário geral procura facilitar o trabalho de cada um, assegurando as traduções pedidas e o material que lhes é ncessário. 
  • Outras funções :
  • Secretário geral é membro do Conselho de Gestão.
  • Ele participa também do Comitê do Pessoal, do Comitê dos Arquivos e do Comitê técnico.
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