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De 12 a 31 de março de 2012, a comissão “Pergamum” trabalhou intensamente para definir e criar a terceira versão do Archivum, o sistema de gestão de arquivos e documentos do Instituto dos Irmãos Maristas. O trabalho foi dividido em duas etapas distintas: a primeira, em Roma, foi centrada na definição do sistema informático e a segunda, em Alcalá de Henares, cuidou da formação inicial dos arquivistas e catalogadores que já usavam a versão anterior do Archivum.

A comissão “Pergamum” é formada integralmente pelo pessoal vinculado à instituição marista, a equipe de informática procedente da Pontifícia Universidade Católica do Paraná (Brasil) e os técnicos arquivistas de várias Províncias maristas da Europa. A equipe é orientada pelo Irmão Josep María Soteras, Conselheiro geral e coordenada pelo Irmão Pedro Sánchez de León, Secretário geral.

O projeto “Pergamum” será pioneiro em vários aspectos, tanto dentro do Instituto Marista como no campo da arquivística, pois, pela primeira vez foi programado um sistema de gestão documental para arquivos (Archivum, v. 3) a partir de programa informático criado inicialmente para a gestão de bibliotecas (Pergamum).

Finalmente, o passo mais importante nessa nova etapa para Archivum está na gestão documental a ser realizada em nível de todo o Instituto, facilitando o trabalho corporativo e em rede, entre as várias Províncias maristas e o governo geral. Otimizando recursos e tempo, e ainda garantindo a acessibilidade e preservação dos nossos documentos.

A partir de hoje mesmo, a comissão “Pergamum” continua sua agenda de trabalhos com o objetivo de pôr em marcha o Archivum 3, antes do fim deste ano.

Finalizo assinalando que, em Alcalá de Henares, se concluiu a fase de implantação do novo sistema da Base de Dados para o Instituto e que já entramos na fase de produção, isto é, progressivo uso e sucessivas melhoras com evolução normal da ferramenta. Foi batizado com o nome de “Kronos”.

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Ir. Pedro Sánchez de León
Secretário geral