Um ambiente de encontro e de trabalho
A sala capitular onde se reúne o XXI Capítulo geral é a mesma usada em todos os Capítulos gerais, desde 1967. A nova disposição física requereu nivelar todo o pavimento, anteriormente disposto em pequenas plataformas ascendentes, onde se localizavam as mesas de trabalho. À grande sala foi unido um outro espaço lateral já existente, sempre no mesmo nível, para servir de entrada e distribuição de material. Da estrutura original foram conservados o estrado e as cabinas destinadas à tradução simultânea.
A sala foi renovada com um pintura verde-claro, uma estrutura metálica que suporta a iluminação, os instrumentos de vídeo e de som e as telas de projeção, impedindo o eco e a reverberação dentro da sala. A instalação de ar condicionado e de aquecimento garantem uma boa temperatura ambiental, quando necessário.
Distribuição e acomodação dos participantes
A sala capitular foi dotada de dez mesas circulares com capacidade para dez pessoas cada uma, uma mesa de presidência com capacidade para sete pessoas, um ambão junto à essa mesa, e uma mesa para a secretaria, com capacidade para os representantes das quatro línguas oficiais, mais um secretário que grava eletronicamente as intervenções dos vários oradores. As quatro cabinas de tradução simultânea comportam oito pessoas. No mesmo espaço das cabinas situa-se o controle de áudio, vídeo e iluminação da sala. Quatro grandes telas, duas em cada parede, permitem a todos os participantes de ver quem faz uso da palavra e de acompanhar as projeções que são realizadas. Na sala contígua à sala capitular está o serviço de entrega e de recolhimento dos receptores de rádio para a tradução simultânea.
Todos os participantes do Capítulo têm acesso à rede interna, instalada a propósito, para manter a comunicação necessária para a celebração deste evento. Cada capitular poder ler na tela de seu computador pessoal, em uma das quatro línguas do Instituto, os textos que são discutidos, solicitar a palavra e sua vez de intervir, indicar o tema do qual deseja falar, votar (com opção simples ou múltipla), ver os resultados, consultar os horários, as fotografias e vídeos que são publicados, traduzir automaticamente pequenos textos, escutar música ou saber do tempo que faz em Roma e uma ampla coleção de documentos, em formato digital.
Existe a possibilidade de manter uma videoconferência com alguém que esteja fora da assembleia, projetando a imagem sobre as quatro telas, escutar o som e interagir com perguntas ao vivo. Está previsto que o material de trabalho seja distribuído em formato digital com a finalidade de economizar na impressão de folhas. As pessoas que realizam a tradução simultânea poderão ver, numa pequena tela colocada junto a seu microfone, a pessoa que fala ou os documentos que são projetados nas quatro grandes telas.