27 de abril de 2006 CASA GERAL

Um software para organizar os Arquivos do Instituto

A necessidade de por em ordem os arquivos da Casa geral suscitou uma reflexão por parte do Conselho geral em suas reuniões plenárias de novembro de 2002. Desde então o tema dos arquivos percorreu um longo e difícil caminho de quatro anos, até o momento de ser apresentado a todos que trabalham e vivem na Casa geral, em 11 de abril de 2006.

Em um primeiro momento, a necessidade de organizar os numerosos documentos dependentes de uma classificação definitiva fez com que fossem contratados os serviços de uma empresa especializada para avaliar a realidade dos arquivos, definir o trabalho que deveria ser feito e, ao mesmo tempo, propor alternativas de solução.

Nessa mesma época o irmão Jose Maria Soteras apresentou ao Conselho geral o trabalho de organização dos arquivos que estava sendo realizado pela Província de l?Hermitage, onde foi desenvolvido e adotado um software ?Documentum?, de origem americana, adaptado por uma empresa de Madri.

Um estudo minucioso realizado pelos membros do comitê dos arquivos da Casa geral sobre as vantagens do referido software obteve resultados tão positivos que emitiu um parecer favorável à adoção do referido programa para o arquivo da Casa geral. Deve-se levar em conta que esse software, além de organizar o arquivo histórico do Instituto, oferece a possibilidade de gerir os documentos de uso habitual da Administração geral, que terminam em algum momento ocupando também um lugar nos arquivos.

Em fevereiro de 2004, o Conselho geral aprovou a aquisição do software ?Documentum?, utilizado pela Província de l?Hermitage, para adotá-lo não somente no Arquivo, senão para a gestão documental de toda a Administração geral.

Em vista dessa decisão, a Província de l?Hermitage ofereceu ao Instituto uma dupla possibilidade: por uma parte, adaptar o software que ela havia adquirido às necessidades não somente da Administração geral, mas de qualquer Unidade administrativa do Instituto que estivesse interessada pelo projeto, e por outra parte, ampliar o hardware para que pudesse atender às novas necessidades dentro das melhores condições possíveis. Além disso, a Província de l?Hermitage se ofereceu para arcar com os custos de todo esse trabalho.

Em agosto de 2004, o conselho geral acolheu a generosa oferta da Província de l?Hermitage, e a partir desse momento tem-se trabalhado intensamente para que essa ferramenta responda às necessidades do Instituto marista.

Este novo instrumento de trabalho para os arquivos foi apresentado aos irmãos provinciais e superiores de Distrito durante a última Conferência geral em Negombo, Sri Lanka, e foi oferecida a todos a possibilidade de usá-lo sem custo adicional. A iniciativa teve uma acolhida muito positiva, e vários irmãos manifestaram seu interesse em utilizá-lo em sua Unidade administrativa.

O sistema, ao qual a maioria dos usuários tem acesso através de uma página web, oferece a possibilidade de se trabalhar com vários idiomas, e sua arquitetura técnica permite incluir diretamente documentos elaborados em formato digital, ou transformar em digital aqueles que estão elaborados em formato papel. Cada pessoa poderá ter a possibilidade de ter acesso às secções dos arquivos que estejam à disposição mediante uma identificação e uma senha de usuário. Além disso, permite a gestão dos arquivos a um usuário catalogador que assume o trabalho de ir organizando todos os documentos que vão sendo produzidos diariamente na gestão do Instituto ou da Província.

Várias Províncias manifestaram seu desejo de participar desse projeto, e algumas delas já estão fazendo os estudos necessários para integrar-se ao sistema. Isso significa, entre outras coisas, que em um futuro não muito distante, as pessoas a quem lhes for permitido o acesso poderão fazer consultas de documentos públicos não somente dos arquivos de Roma, mas de qualquer Província que esteja conectada ao sistema, sempre dentro de certas medidas de segurança.

A implantação dessas novidades técnicas também previu um calendário de formação apropriada para os usuários da Administra geral, irmãos e leigos, que acontecerá ao longo dos próximos meses.

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