Un logiciel pour gérer les archives de l?Institut
Le besoin de mettre à jour les archives de la Maison générale a exigé une réflexion de la part du Conseil général durant ses réunions plénières de novembre 2002. Depuis lors, ce sujet a parcouru un long et tortueux chemin pendant près de quatre années jusquà sa présentation publique à l?Administration générale le 11 avril 2006.
Dans un premier temps, il a fallu mettre à jour les nombreux documents en attente de classification définitive, en recourant aux services d?une entreprise spécialisée pour quelle évalue nos besoins et indique le travail à faire en proposant diverses solutions.
Durant ce temps, Fr. Josep María Soteras a présenté au Conseil général le travail daménagement des archives de la Province de lHermitage où on avait adopté un logiciel dorigine américaine Documentum, adapté par une entreprise de Madrid.
La conclusion d?une étude minutieuse des opérations de ce logiciel par les membres du Comité des archives de la Maison générale a été d?adopter ce logiciel. Il faut savoir qu?en plus de gérer les dossiers historiques de lInstitut, ce logiciel peut également gérer les documents habituels de lAdministration avant qu?ils soient versés aux archives.
En février 2004, le Conseil général a approuvé lachat du logiciel Documentum pour gérer non seulement les archives mais aussi les autres documents de lAdministration générale.
La province de lHermitage a alors offert à lInstitut d?adapter le logiciel aux besoins non seulement de lAdministration générale mais à ceux de toutes les unités administratives qui voudraient participer au projet, et de développer l?équipement pour répondre à ces nouveaux besoins. De plus, la Province de lHermitage a offert de payer toutes les dépenses pour ce travail.
En août 2004, le Conseil général a profité de loffre généreuse de la Province de lHermitage et, depuis lors, on a intensément travaillé pour que cet outil réponde aux besoins de lInstitut.
Durant la dernière Conférence générale au Sri Lanka, on a informé les Provinciaux et les Supérieurs de District de ce nouvel instrument et on leur a offert de l?utiliser gratuitement. Linitiative a été favorablement accueillie et plusieurs se sont dits intéressés.
À partir de ce moment, on a commencé à personnaliser ce logiciel sous le nom d?Archivum pour l?adapter aux besoins de l?Administration générale, tout en restant ouvert à la possibilité d?y inclure les Provinces qui en font la demande.
La plupart des usagers accèdent au système par une page web. Ils peuvent travailler en plusieurs langues et sa configuration permet dinclure directement des documents numériques ou de les mettre en numérique s?ils ne le sont pas. L?usager peut accéder aux archives en s?enregistrant avec un mot de passe. Certains usagers auront le droit d?organiser les documents produits quotidiennement dans lInstitut ou les Provinces.
Plusieurs provinces ont déjà manifesté leur intention de participer au projet et étudient la façon de joindre le système. C?est dire que bientôt des personnes pourront consulter non seulement les documents publics des archives de Rome, mais aussi ceux des Provinces liées au système, toujours selon des garanties de sécurité.
La mise en ?uvre de ces nouvelles techniques prévoit aussi un calendrier de formation pour tous les utilisateurs de lAdministration générale, frères et laïcs, au cours des prochains mois.