Un software para gestionar los Archivos del Instituto
La necesidad de poner al día los Archivos de la Casa general suscitó una reflexión, por parte del Consejo general en sus reuniones plenarias de noviembre de 2002. Desde entonces el tema de los Archivos ha debido recorrer un largo y tortuoso camino de casi cuatro años hasta que ha hecho su presentación en público ante la administración general el 11 de abril de 2006.
En un primer momento, la necesidad de poner al día los numerosos documentos pendientes de una clasificación definitiva hizo que se contrataran los servicios de una empresa especializada para que evaluara la realidad de los Archivos y programara el trabajo que se tenía que llevar a cabo y, al mismo tiempo, propusiera alternativas de solución.
Al mismo tiempo, el hermano Josep María Soteras presentó al Consejo general el trabajo de ordenación de los archivos hecho en la Provincia del Hermitage donde se había adoptado el software ?Documentum? de origen norteamericano, adaptado por una empresa de Madrid.
Un estudio minucioso de las prestaciones que ofrecía este software, hecho por los miembros del Comité de Archivos de la Casa general, arrojó unos resultados tan positivos que emitió un juicio favorable a la adopción de dicho software para el Archivo de la Casa general. Hay que tener en cuenta que este software, además de admitir el archivo histórico del Instituto, ofrece la posibilidad de gestionar los documentos de uso habitual en la administración del Instituto que terminan en algún momento por ocupar un lugar en los Archivos.
En febrero de 2004, el Consejo general aprobó la adquisición del software ?Documentum?, utilizado por la Provincia del Hermitage, para adoptarlo no solamente en el Archivo sino en toda la gestión documental de la Administración general.
En vistas de esta decisión, la provincia del Hermitage ofreció al Instituto una doble posibilidad: por una parte, adaptar el software que ellos ya habían adquirido a las necesidades no sólo de la Administración general sino de cualquier unidad administrativa del Instituto que quisiera participar del proyecto, y por otra parte ampliar el hardware para que pudiera acoger las nuevas necesidades en las mejores condiciones posibles. La provincia del Hermitage se ofreció, además, a financiar el costo de todo ese trabajo.
En agosto de 2004 el Consejo general acogió la generosa oferta de la provincia del Hermitage, y desde ese momento se ha trabajado intensamente para que esa herramienta responda a las necesidades del Instituto marista.
Este nuevo instrumento de trabajo para los Archivos se dio a conocer a los hermanos Provinciales y Superiores de Distrito durante la celebración de la VII Conferencia general en Negombo, Sri Lanka, y se les ofreció la posibilidad de usarlo sin coste alguno por su parte. La iniciativa tuvo una acogida muy favorable y varios manifestaron su interés por utilizarlo para sus unidades administrativas.
El sistema, al cual acceden la mayoría de usuarios a través de una página web, puede trabajar con varios idiomas y su arquitectura técnica permite incluir documentos elaborados directamente en formato digital o transformar en digitales los que se elaboren en soporte de papel. Cada persona podrá tener la posibilidad de acceder a las secciones de los Archivos que estén a disposición mediante una identificación y una clave personal como usuario. Además admite la gestión de los Archivos a un usuario catalogador que asume el trabajo de ir organizando todos los documentos que se vayan generando a diario en la gestión del Instituto o de la Provincia.
Varias Provincias ya han manifestado su deseo de participar en este proyecto, y algunas de ellas están haciendo en estos momentos los estudios necesarios para incorporarse al sistema. Esto significa, entre otras cosas, que en un futuro no muy lejano las personas a quienes se permita el acceso podrán hacer consultas de documentos públicos no solamente de los Archivos de Roma, sino de los de cualquier Provincia que esté conectada al sistema, siempre dentro de unas garantías de seguridad.
La implantación de estas novedades técnicas ha previsto también un calendario de formación apropiada para todos los usuarios de la Administración general, hermanos y laicos, que se desarrollará a lo largo de los próximos meses.