Encuentro Internacional de Ecónomos 2023

Durante el encuentro, 9 – 12 de octubro de 2023 en l’Hermitage, los participantes compartieron 16 “buenas prácticas”, que sirvieron de inspiración a todo el grupo. He aquí 4 de ellas.

Gestión de Activos – Provincia de Brasil Sul-Amazônia

H. Lauri Heck y Ana Cláudia Roliano

Cuando se trata de la gestión de los bienes provinciales, creemos que es fundamental crear una cultura entre los hermanos y también entre los laicos que nos ayudan a administrar los bienes, para legalizar todos y cada uno de los bienes que adquirimos ante las autoridades o, cuando los vendemos, darlos totalmente por perdidos. No debemos dejar deudas pendientes porque esto podría acarrearnos dificultades en el futuro cuando pensemos en vender alguno de nuestros bienes o hacer cualquier tipo de uso de ellos. Lo mejor es siempre legalizar los bienes inmediatamente para que los gestores que nos sucedan puedan llevar a cabo una buena gestión.

Tenemos muchas propiedades en nuestras provincias que utilizamos para nuestra actividad principal, la educación, como escuelas, unidades sociales, casas para uso de los hermanos, casas de apoyo y otras, pero también tenemos un gran número de propiedades que se utilizaron en el pasado y que ahora a menudo ya no están en uso y que podrían utilizarse para generar ingresos. Estas propiedades pueden generar ingresos para que la misión sea viable y sostenible. Es una fuente alternativa de ingresos para ayudar a mantener la Provincia en su conjunto. En este sentido, tenemos que mirar con mucho cuidado y aprovechar las mejores oportunidades que nos ofrece el mercado para que estos activos puedan generar ingresos y no sean una carga, un gasto extra en mantenimiento y conservación. La generación de ingresos alternativos puede ser una importante fuente de sostenibilidad para la misión en su conjunto, o para generar fondos.  Asociarnos con empresas, especialmente del sector inmobiliario, puede ayudarnos a rentabilizar más estas propiedades. Cuando tenemos propiedades para generar ingresos, es importante hacer un seguimiento adecuado, con indicadores de ocupación, ingresos de cada propiedad y también hacer una equiparación anual de lo que vendemos y lo que adquirimos.

En términos de buenas prácticas en la gestión de activos, es importante realizar una valoración de mercado de las propiedades al menos cada cinco años, para que tengamos una idea real de lo que valen en términos económicos. Además, son necesarias las auditorías externas y el seguimiento mediante sistemas modernos de gestión de activos, sin olvidar la actualización constante de los organismos públicos sobre los cambios en las estructuras inmobiliarias.

La planificación patrimonial es un conjunto de buenas prácticas destinadas a cuidar los activos de la institución para garantizar su protección, crecimiento, longevidad y sostenibilidad.

Una buena gestión del patrimonio permite, por tanto, identificar y gestionar correctamente los activos hoy, mañana y en el futuro.

Cuando hablamos de la gestión del patrimonio de la institución, debemos tener siempre presente cómo optimizar los recursos disponibles de la mejor manera posible para la sostenibilidad de la misión.

Oferta de otros servicios educativos – Provincia Mediterránea

Javier Sanz y H. Juan Miguel Anaya

En primer lugar, hay que decir que, centrándonos en el tema educativo, nuestra Provincia Marista Mediterránea tiene presencia colegial en tres países: España, Italia y Líbano. Esto conlleva que la legislación educativa sea diferente entre los mismos. En el caso de España, existe regulación al cobro de cuotas por la enseñanza reglada, al no ser nuestros colegios privados “al uso”, sino colegios concertados, recibiendo una subvención de la región. Sin embargo, ésta no logra cubrir el total de nuestros gastos, lo que hace que tomen mayor relevancia los ingresos que provienen de este tipo de actividades, para las cuales sí tenemos potestad y libertad para establecer la cuota a cobrar. Más allá de la realidad española, estos ingresos suponen una fuente muy importante de recursos económicos en las tres zonas de la Provincia.

Podemos dividir esta fuente adicional de recursos en tres bloques: actividades extraescolares “en general”, actividades extraescolares deportivas (clubs deportivos) y otras fuentes de financiación.

Las actividades extraescolares son las que se realizan fuera del periodo lectivo del alumno (antes del periodo de la mañana, entre medias en el caso de tener jornada partida de mañana y tarde, y después del periodo de la tarde). Estas actividades cubren además una demanda de las familias actuales, donde ambos cónyuges trabajan mañana y tarde.

Ejemplos de estas actividades son: robótica, judo, bailes varios, idiomas, ajedrez, gimnasia rítmica…

En nuestro caso hemos desarrollado estas actividades en tres formatos distintos: gestión propia (tanto gastos como ingresos son gestionados y organizados directamente por el colegio), gestión mixta (ingresos gestionados por el colegio, pero gastos a cuenta de un tercero que organiza la actividad) y gestión externa (ingresos y gastos gestionados por un tercero, obteniendo el colegio un ingreso a través de un contrato de arrendamiento formalizado con la empresa organizadora).

Desde la Provincia potenciamos e impulsamos la implantación del tercer modelo en todos los colegios. Vemos como las ventajas (gestión del personal, del cobro y de las posibles devoluciones por el tercero, posible falta de éxito de la actividad…) son superiores a los inconvenientes (principalmente el menor ingreso a obtener por el beneficio que la empresa organizadora se lleva).

En el caso de la gestión externa, el contrato de alquiler (siempre anual revisable cada año) es formalizado por la Institución, no por el colegio, ya que la propietaria del inmueble es ésta. Lo cual permite también un mayor control a nivel provincial de estas actividades desarrolladas en el colegio. Se intentan buscar empresas de prestigio que añadan un plus a nuestra enseñanza y hagan más atractivo el acudir a nuestros colegios.

Respecto a las actividades extraescolares deportivas se ha seguido un proceso de traspaso de todas ellas a los clubs deportivos. Anteriormente dichas actividades eran deficitarias, no estando los ingresos adaptados a la realidad de sus gastos, por lo que se vio la necesidad de que un tercero (club deportivo) asumiera su gestión para hacerla eficaz, eficiente y rentable. El club tiene su propio código de identificación fiscal, su propia asesoría laboral, fiscal y jurídica, tiene su personal y cumple con sus obligaciones fiscales. A pesar de ello, no es un tercero totalmente desligado de la Institución (de hecho, suele llevar el nombre de Maristas (Club Deportivo Maristas “X”)). Por ello es supervisado tanto a nivel local por el Equipo Directivo como a nivel provincial por una persona que se encarga de su seguimiento. El beneficio que se revierte en el colegio desde el club proviene de un contrato de arrendamiento por el uso de las instalaciones (sería un caso similar al de la gestión externa).

El tercer punto serían otras fuentes de financiación, como son: la venta de librería (libros y material didáctico), la venta de ropa deportiva y uniformes (diseño único para todos los colegios, con el logo de Provincia, evitando problemas de estocaje, y formalizando un contrato desde Provincia (no cada colegio de forma independiente) con una empresa externa quien realizará toda la gestión), y alquileres de otros espacios de los colegios (cantina, capilla, salón de actos…). Se trata de obtener recursos utilizando los medios con los que contamos.

Gestión de una Provincia Internacional

Paul Burges y Bernard Kenna

Paul Burges y Bernard Kenna presentaron la creación, el 8 de diciembre de 2022, de la nueva Provincia de Star of the Sea. La presentación se centró en 5 áreas principales de Gobierno y Gestión.

1. La región marista internacional de Oceanía se convierte en una Provincia del Instituto.

* Esto proporcionó un contexto geográfico para los ecónomos de otras regiones del instituto.

2. El camino hacia la nueva Provincia.

• Este percurso se explicó proporcionando el momento del cambio iniciado en 2010 de 3 Provincias y 1 Distrito a 1 Provincia – Star of the Sea – en diciembre de 2022.

3. Planificación, proceso y estructuras.

• Se explicaron los diversos comités de planificación, como el Comité de Desarrollo Provincial, el Comité Ejecutivo y los diversos grupos de trabajo. El Grupo de Trabajo de Finanzas y Servicios Empresariales se utilizó como ejemplo para explicar con más detalle el mandato, la composición del Comité y los requisitos de información del grupo.

4. Los seis primeros meses

• En este apartado fueran descritas las primeras acciones y el enfoque adoptado en los primeros pasos de la nueva Provincia, como la creación de 15 nuevas Comisiones que abarcan los distintos Ministerios de la Provincia.

5. Etapas y desarrollos futuros

• Se trató del aumento del nivel de comunicación, la recopilación de información, la exploración de las diferencias y la búsqueda de similitudes.
• Se puso de relieve la comprensión de los distintos sistemas informáticos, el abanico de competencias financieras y administrativas, las distintas presiones y prioridades y la tensión entre descentralización y centralización.
• Se explicó el proceso de recopilación de datos para la elaboración del presupuesto provincial de 2024 y se expresó la esperanza de alcanzar en el futuro un objetivo de sostenibilidad financiera de las pastorales de la región en los próximos 5 años.

Vehículos financieros

H. Alfonso Fernández y H. Libardo Garzón

En la reunión de Ecónomos Provinciales, organizada por el Economato General, se presentaron dos experiencias de creación y organización de vehículos financieros: el primer vehículo, explicado por el hermano Alfonso Fernández, se trata de una iniciativa de las provincias de Europa, en la cual se establecen las bases para la creación de un vehículo financiero en Luxemburgo. De otra parte, el hermano Libardo Garzón presentó la propuesta conjunta de las Provincias de América Central y Norandina, establecida en Puerto Rico con el Banco UBS. En estos vehículos financieros, ya hay unos acuerdos comunes y ha establecido una política común de inversiones. Actualmente hay otras provincias que han mostrado su interés en unirse a esta última iniciativa.

En estas experiencias de gestión conjunta de vehículos financieros se identifican múltiples ventajas: La primera es la necesidad de contar con unos organismos de gobernanza y gestión claramente definidos, los cuales facilitan su transparencia; una política que permite emplear estrategias de acuerdo con las necesidades y objetivos de las inversiones, así como el mitigar riesgos. Finalmente, al generar un mayor volumen, permite obtener mejores economías de escala en las negociaciones.

Estas experiencias, aunque apenas están en sus inicios, permiten vislumbrar un camino conjunto, en el cual sigamos construyendo familia marista global.