Trabajo de archivo al concluir un período
Como si fuera un final de carrera que se resuelve al sprint, la Comisión de Vida Religiosa acaba de archivar 1084 documentos, exponente de las actividades de dicha Comisión desde el año 2000 hasta nuestros días. Recoger todos esos documentos ha sido una aventura, aunque algunos se refieran a hechos acaecidos hace sólo 10 años. Es fácil formular un primer principio: es preferible archivar los documentos cuanto antes, después del acontecimiento al que se refieren. Se evitan así pérdidas de tiempo posteriores, al tener que buscar documentos importantes que, muchas veces, no se encuentran.
Otro principio, al archivar los documentos, hay que evitar dos extremos: el ?maximalismo? y el ?minimalismo?. Dicho con palabras sencillas: algunos quieren archivarlo todo, otros no quieren archivar casi nada. Entre esos dos extremos se encuentra el ?término medio?; es ahí donde aparece el sentido común y no necesariamente el subjetivismo de la persona que archiva. En algunos casos tuve que archivar elementos de algún curso de renovación; no conseguí encontrar ni la lista de participantes, ni las cartas a los Provinciales respectivos o a los participantes. En esas circunstancias se hace muy difícil archivar cosas que valgan la pena. En el otro extremo encontré documentos de cursos, que eran notas personales, más que otra cosa. Con todo el respeto que tenía por esas notas, tuve que desecharlas, ya que no respondían con un mínimo de objetividad a los contenidos del curso. Hubiera sido una pérdida de tiempo archivar dichas notas.
Una dificultad que encontré al tener que clasificar más de un millar de documentos, fue la ausencia de la fecha y del autor del documento. Había documentos muy buenos que no se podían ni se debían echar a la papelera: ¿quién los escribió? ¿cuándo? En el sistema que la Congregación quiere implementar con relación a Archivum, el nombre del autor no es absolutamente necesario, pero resulta muy útil saberlo cuando se completa la información sobre el documento que el programa nos pide. En cambio, la fecha es indispensable. Así que me vi obligado, a menudo, a poner una fecha aproximada en los documentos que carecían de ella. El almacenamiento en el ordenador me daba, algunas veces, indicaciones útiles. Otras, tenía que fiarme de mi sensibilidad, comparándolos con otros documentos del mismo dossier que estaban correctamente fechados. En cualquier caso, se perdería mucho menos tiempo si la fecha (y el autor) estuvieran claramente precisados.
Al archivar los documentos (y no sólo necesariamente las decisiones oficiales), creo que prestamos un buen servicio a la Congregación, manteniendo la memoria de lo que fue y es la historia viva de la misma. Los historiadores, o los simples estudiantes, que quieran hacer tesis sobre momentos importantes de la Congregación encontrarán en los Archivos una mina de información que no se puede despreciar. Son datos de primera mano.
Con los 1084 documentos de la Comisión de Vida Religiosa, los investigadores del futuro podrán encontrar respuestas a sus preguntas. Lo más importante de esos 8 años (2001-2009) se encuentra ahí. Algunos dossiers están muy bien documentados, como el Año de Espiritualidad, la experiencia de formación conjunta con los laicos, los seminarios de formación en África. Gracias a Dios y a los ?archiveros de turno?, hemos podido conservar casi todo lo que era esencial de estos acontecimientos. Otros dossiers parecerán más pobres. Pero se puede encontrar en todos ellos una información que puede ser muy útil para nuestros futuros investigadores.
Hago una llamada para que se conserven todos los documentos que hacen referencia al caminar de la Congregación. Que se guarden, por lo menos, los documentos esenciales para un buen estudio posterior del acontecimiento, evitando, como decía antes, ?maximalismos? y ?minimalismos?.
__________
Teófilo Minga, fms
Roma, 10 de enero de 2010